揭開影子資料的面紗：如何保護您的組織免受風險

影子資料通常潛伏在不為人知的地方，可能危及組織的安全。本指南將探討什麼是影子資料、它的重要性、應對影子資料的工具、實際案例以及有效的影子資料管理策略，幫助您保護敏感資訊並保持掌控。

1. 影子資料的興起：關鍵統計數據

IBM 發布的 《2024 年資料外洩成本報告》 強調了影子資料（即儲存在未經授權或未追蹤來源中的非託管資料）所帶來的風險日益增加。以下統計數據說明了其影響：

• 普遍性： 35% 的資料 外洩都涉及影子數據，凸顯了跨環境管理激增數據的挑戰。
• 成本更高： 涉及影子資料的資料外洩平均成本為 527 萬美元，比不涉及影子資料的外洩高出 16.2% 。 點擊 此處了解資料外洩成本的 計畫。
• 更長的生命週期： 涉及影子資料的違規行為平均持續 291天，比不涉及影子資料的違規行為長24.7% 。 具體而言，涉及影子資料的違規行為的識別時間比不涉及 影子資料的違規行為長26.2% ， 遏制時間比不涉及影子資料的違規行為長20.2%。.
• 儲存複雜度： 跨多個環境儲存資料會增加風險。 40% 的資料外洩事件涉及多環境儲存策略，資料分散在公有雲、私有雲和本地。相反，當僅儲存在一種環境中時，資料外洩發生的頻率較低： 公有雲（25%）、本地（20%）、私有雲（15%）。 我們在此向您展示 如何在儲存系統中保護業務文件。.
• 不僅是雲端問題： 25% of breaches 25% 的影子資料外洩事件僅發生在本地 ，這表明影子資料風險不僅限於雲端儲存。

這些數字顯示了影子資料對於組織的重要性及其當今的影響。

2.影子資料到底是什麼？

影子資料是指存在於組織內部，但不受其正式 IT 或安全流程可見或控制的資料。由於儲存在未經批准的位置（例如個人雲端硬碟、本地裝置或未受管理的第三方平台），這些資料通常最終處於「陰影」狀態。雖然這些數據可能源自合法的商業活動，但缺乏治理會造成安全漏洞。

影子資料可能會給組織帶來重大風險。如果沒有適當的監管，它可能會導致安全漏洞、資料外洩和合規性違規。了解影子資料對於組織確保資料隱私、保護智慧財產權和保持法規遵循至關重要。

現實世界的例子：

影子資料可以在員工的日常工作中以各種方式產生，例如：

• 使用個人電子郵件帳戶： 員工將工作文件轉發到個人電子郵件地址以在家中完成任務，將敏感資料暴露給不受監控的系統。
• 在個人雲端儲存上分享文件： 將業務報告、簡報或電子表格上傳到 Dropbox、Google Drive 或 iCloud 等服務，以便更輕鬆地協作，而無需適當的監督。
• 製作文件的本機副本： 將敏感的公司文件下載到本機磁碟機、USB 記憶棒或外部記憶體以供離線訪問，通常無需加密或可見性。
• 未追蹤的重複文件： 員工建立和分享原始文件的修改版本，導致個人或外部裝置上的文件副本不受管理和不安全。
• 使用未經授權的應用程式： 使用 WhatsApp 或 Slack 等訊息應用程式共享業務數據，可能會將機密資訊洩露給未經授權的各方。
• 保留過時的文件： 員工在本地或個人裝置上保留舊版本的敏感文件，無視 IT 的資料刪除或更新政策。

2. 影子資料與影子IT之間的明確區分

影子IT包括在組織內使用未經授權的軟體、硬體或第三方服務。這些工具或系統由員工在未經IT部門批准或監督的情況下引入和使用，可能導致合規性和安全風險。

另一方面，影子資料具體指的是組織官方監控和控制範圍之外的、不受管理、隱藏或未追蹤的資料副本。當員工透過未經批准的平台或方法處理敏感資訊時，通常會發生這種情況，例如將工作文件保存在個人硬碟上或透過未經授權的雲端服務共享資料。

員工將敏感的公司文件從工作郵箱轉發到個人郵箱帳戶，會創建影子數據，這些文件的未受管理副本現在存儲在組織系統之外。如果同一員工使用未經批准的線上文件共享平台（例如 Dropbox）與同事共享文件，則構成影子 IT，因為這涉及使用未經授權的平台。

了解影子資料和影子IT之間的差異至關重要，因為兩者的風險、成因和緩解策略各不相同。 影子資料直接影響資料完整性、隱私性和合規性，因為敏感資訊存在於治理策略不適用的地方。 了解更多關於CIA三元組的資訊。而影子IT則與技術本身有關，存在與未經審查的工具、軟體漏洞或整合故障相關的風險。組織必須以不同的方式處理這兩個問題，才能妥善保護其係統和資料。

影子資料和影子IT經常被混淆，因為它們經常同時出現。 例如，影子資料通常是由於使用影子IT而產生的。未經批准的工具或平台會無意中產生不受保護或監控的資料。這種重疊使得組織更難區分兩者，並導致難以識別和解決根本原因。

4.影子資料的特點

影子資料形式多樣，可能存在於難以監控的地方。了解其特徵和類型有助於組織識別並有效處理。

影子資料的類型

• 未追蹤的備份： 儲存在磁碟機、裝置或雲端儲存中舊的、未託管的備份中的資料。例如：一名員工出於「安全」考慮，創建了一份資料庫文件的本機副本，但卻忘記了。
• 個人儲存用途： 儲存在個人裝置、USB 磁碟機或個人雲端帳戶中且不受本公司監控的檔案。例如：將工作電子表格匯出到個人 Dropbox 或 Google Drive 帳戶。 在行動裝置上安全共享文件 以防止洩漏至關重要。我們將向您展示如何操作。
• 過時或孤立的數據： 過時的流程或不再使用的應用程式留下的數據。例如：儲存在已停用的伺服器上但從未刪除的 CRM 資料。
• SaaS 應用程式中的隱藏資料： 儲存在未與組織系統整合的第三方 SaaS 平台中的檔案或資料。例如：未經 IT 部門批准而上傳至 Trello 或 Asana 帳戶的專案文件。
• 測試或開發環境： 在開發或測試環境中使用的生產資料副本，這些副本的安全措施未得到妥善保護。例如：開發人員下載敏感的客戶端資料用於本機測試。
• 影子資料集： 未經批准的報告實踐導致資料聚合或孤立到電子表格、報告或儀表板中。範例：員工根據下載的資料建立 Excel 報告，並在未更新安全權限的情況下在內部共用。

辨識影子數據

• 尋找離線活動： 儲存在個人雲端帳戶（如 Google Drive 或 OneDrive）上的檔案。員工將文件儲存到個人裝置或 USB 隨身碟。
• 監控未經批准的平台使用情況： 影子資料通常與影子 IT 相關（例如，未經批准的 SaaS 工具中的資料）。
• 檢查過時的系統或環境： 遺留伺服器、舊資料庫和未使用的備份是影子資料的常見來源。
• 追蹤副本、重複項和匯出： 本機資料夾中儲存的重複文件、未經授權的電子表格以及匯出的報告。 資料篡改也是一個嚴重的威脅，我們將在此詳細說明。
• 識別未標記或孤立資料： 沒有明確所有者、權限或用途的數據，通常存在於共用資料夾或雲端儲存中。 資料保護聯盟 是一個不錯的選擇。

透過調查，組織可以精確定位影子資料來源。識別這些資料來源的類型及其位置是降低其風險的第一步。

5.影子資料的根本原因

影子資料通常是組織流程漏洞、缺乏監管以及繞過既定控制措施的人為行為造成的。了解其根本原因有助於組織實施有效預防策略。影子資料的常見原因：

• 影子IT： 員工在未告知IT或治理團隊的情況下使用未經批准的工具或平台。例如：行銷團隊使用免費的SaaS工具儲存行銷活動數據，從而繞過了IT批准。
• 缺乏資料治理： 缺乏明確的資料責任制，可能導致文件無人管理或成為孤立文件。例如：一個團隊將敏感資料上傳到共用資料夾，卻沒有指派專人維護或監控。
• 未經核准的資料管理實務： 員工建立非官方備份、複製檔案或匯出資料方便使用，且未妥善保護資料。例如：員工將客戶資料儲存到個人 USB 隨身碟以供離線存取。
• 複雜或多環境儲存： 跨多個環境（例如，公有雲、私有雲、本機伺服器）儲存資料會增加追蹤和管理的難度。例如：為了方便協作，資料集會複製到多個雲端平台，但重複資料卻無法管理。
• 遺留系統和流程： 過時的系統或工作流程通常會留下一些未被使用但仍可存取的資料。例如：一個已退役的應用程式會將舊的客戶記錄遺留在無人維護的伺服器上。
• 人為錯誤和溝通不良： 文件意外複製、非正式協作或缺乏明確的資料處理策略。例如：團隊成員透過電子郵件分享財務電子表格，且不進行加密或追蹤。
• 員工意識： 員工缺乏對資料治理重要性的認識，導致無意中創建影子資料並造成管理不善。例如：員工可能不了解將敏感資料儲存在個人裝置或雲端平台上以供快速存取的風險。

6.影子資料相關風險

影子資料為組織帶來重大風險，主要源自於其缺乏可見度和控制力。 影子資料的主要問題在於其固有的脆弱性：一旦被盜、公開洩漏或意外分享，組織將面臨巨大風險。由於影子資料通常不受管理且不為人所知，因此它始終暴露在外，容易受到攻擊，更容易被惡意行為者利用。

財務風險

影子資料可能導致與資料外洩或敏感資訊遺失相關的不可預見的成本。當資料超出合規性和安全協議的管轄範圍時，補救費用可能會迅速增加。例如：一家公司在未經授權的雲端服務中儲存的機密客戶資訊外洩後，面臨意外的財務損失。企業應在其 資料外洩應變計畫中考慮到這些因素，請點擊此處了解如何制定 計畫。

聲譽風險

影子資料的外洩會損害組織的聲譽，削弱客戶的信任。數據事​​故的新聞可能會損害品牌的信譽，並對客戶忠誠度和合作關係造成長期影響。例如：未經核准的資料庫外洩的資料集會損害公司的聲譽，導致媒體負面通報和客戶流失。

監理與合規罰款

因影子資料而違反資料保護法規可能會招致巨額罰款和法律後果。如果忽略未經授權的資料流，組織機構可能會違反 GDPR、 NIS2或 CIS 關鍵安全控制 3 v8等法律法規。例如：一家企業因員工創建的影子 IT 繞過資料控制措施而未能通過合規性審計，面臨巨額罰款。

競爭劣勢

影子資料可能會無意中將策略性業務資訊洩漏給競爭對手。不受控制環境中的資料更容易受到攻擊或意外共享，從而損害創新和競爭地位。例如：儲存在不安全個人帳戶中的專有資訊可能會被競爭對手獲取，損害組織的市場地位。

7. 防止影子資料的策略

預防影子資料需要採取一種策略性的、迭代的方法，將評估、識別、風險管理、控制實施和持續改進結合起來。以下是組織可以採取的關鍵步驟，以有效地處理和緩解影子資料：

• 1. 進行差距分析並了解組織環境： 首先分析您目前的資料管理實踐，並了解組織的具體環境。檢視治理、可見性或控制方面存在哪些差距。例如：評估哪些部門或團隊傾向於使用未經批准的工具（例如個人雲端服務）來儲存或處理資料。
• 2. 辨識影子資料的類型： *請注意，務必使用最強大的加密類型。 了解如何識別它們。.
• 3. 識別風險： 評估與發現的影子資料相關的風險，包括財務、聲譽和監管影響。根據高風險資料的敏感度和暴露程度對其進行優先排序。例如：找出與行銷團隊未經批准的工具中發現的敏感客戶資料庫相關的風險，這些工具缺乏加密和安全控制。 *請注意，務必使用最強大的 加密類型 。
• 4. 實施實務、控制措施和安全措施： 建立實務和控制措施，從一開始就防止影子資料的產生。對員工進行風險教育，並強制使用安全平台。部署自動化資料監控和追蹤工具，以標記未經授權的活動。例如：部署資料遺失防護 (DLP) 工具來監控敏感資料的移動並阻止其傳輸到未經授權的平台，並對員工進行經批准的安全資料儲存工具培訓。 以下是 9 種防止組織資料被盜或洩漏的最佳工具。.
• 5. 記錄所有流程： 制定清晰、全面的資料使用審核系統、政策和程序記錄。確保資料治理的角色和職責得到充分記錄。例如：建立一份集中式政策文件，概述員工應在何處以及如何儲存數據，並將其分發到整個組織。
• 6. 定期進行審計： 定期審計您的資料系統，以發現新的影子資料實例，並確保遵守安全政策和法規。這將有助於驗證控制措施的有效性。例如：每季對雲端儲存服務和終端設備進行審計，以偵測未經授權的資料儲存庫。
• 7. 持續改善弱點： 利用審計結果和回饋來完善您的策略。解決控制措施中的弱點，修訂政策，並更新安全措施，以應對不斷變化的威脅。例如：在審計中發現協作工具中的影子資料後，透過引入更嚴格的存取策略並提供額外的員工培訓來加強控制。

透過持續應用此框架，組織可以深入了解影子數據，最大限度地降低其風險，並建立問責和安全數據管理的文化。 請記得遵循零信任模型指南。.

8.自動化工具和解決方案

自動化工具和平台在識別、管理和降低影子資料風險方面發揮著至關重要的作用。這些技術簡化了在組織系統中發現、保護和監控不受監管或隱藏資料的流程。關鍵解決方案包括：

• 雲端監控解決方案： 這些工具提供對雲端環境的可視性，識別未經授權或錯誤配置的雲端使用所產生的影子資料。它們使組織能夠監控資料流、檢測異常並確保遵守安全策略。
• 企業數位版權管理 (EDRM) 解決方案： EDRM 工具透過強制執行存取控制和權限來幫助保護影子數據，即使數據在組織外部共享也是如此。它們提供詳細的追蹤並防止未經授權的使用。它可以阻止複製內容的嘗試並加密原始文件的副本。 本指南將指導您如何部署 EDRM 解決方案。.
• Identity Access Management (IAM) Platforms: IAM platforms help control who can access data within an organization, ensuring proper authentication and authorization. Robust IAM frameworks can minimize the risk of users inadvertently creating or accessing shadow data.
• 資料遺失防護 (DLP) 工具： DLP 解決方案監控敏感數據，防止未經授權的共享或傳輸。這些工具可以識別影子資料洩漏，並在端點和網路中實施安全性策略。
• 資料發現工具： 這些平台會自動掃描組織系統，以定位和分類影子資料。透過提供全面的數據資產清單，它們使組織能夠有效地了解和管理其隱藏數據。

9. SealPath，您對抗影子資料的盟友

SealPath 憑藉其先進的企業數位版權管理 (EDRM)技術， 成為抵禦影子資料的強大解決方案。 它簡化了資料保護，同時確保了跨多個環境的安全性和合規性。以下是 SealPath 為何成為抵禦影子資料的完美盟友的原因：

• 自動資料保護： SealPath 自動保護儲存在本機電腦資料夾、雲端儲存平台和檔案伺服器中的檔案。這消除了非託管資料落入影子資料類別的風險。
• 與 DLP 規則整合： SealPath 與資料遺失防護 (DLP) 解決方案無縫協作，增強安全策略。它保護文件副本，確保敏感資料無論位於何處都得到妥善保護。它根據既定規則保護數據，例如，當數據需要傳輸到外部時，強制進行保護。這在不損害安全性的情況下提供了更大的靈活性。
• 細粒度存取控制： 阻止未經授權的操作，例如複製、貼上或共享文件內容，確保嚴格遵守組織安全協議。
• 即時監控和控制： SealPath 提供有關文件存取和使用情況的詳細報告，密切注意影子資料並幫助識別潛在的漏洞。
• 跨平台統一保護： 無論資料儲存在本地、雲端或外部共享，SealPath 都能確保資料在任何地方都受到保護。

SealPath 的 EDRM 技術將自動化、即時控制和與安全框架的無縫整合相結合，全面解決影子資料挑戰，使其成為組織維護資料可見性和安全性的可信賴盟友。

10. 結論

影子資料對組織的安全性和合規性構成嚴重風險。如果無法識別、管理和保護此類隱藏或不受監管的數據，可能會導致資料外洩、監管處罰和聲譽受損。透過了解影子數據、利用自動化工具並採用 SealPath 的 EDRM 技術等解決方案，組織可以重新掌控數據，降低風險，並確保敏感資訊無論位於何處都得到安全保護。經驗教訓顯而易見：主動的資料管理和強大的安全措施對於避免影子資料造成的深遠影響至關重要。